Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro: il via libera del Garante


Si ai sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro ma solo per soddisfare esigenze organizzative, produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro.

Con un Provvedimento a carattere generale, lo scorso 4 ottobre il Garante Privacy, attraverso lo strumento del c.d. Bilanciamenti di interessi già utilizzato nei settori della videosorveglianza e dell’utilizzo degli strumenti elettronici nei luoghi di lavoro,  ha individuato le condizioni alle quali i datori di lavoro possono ricorrere  all’installazione di sistemi di localizzazione e di comunicazione (anche in tempo reale) della posizione rilevata a bordo dei veicoli impiegati, senza l’acquisizione del consenso dell’Interessato (lavoratore).

La possibilità di individuare in un dato momento la posizione dei veicoli (e quindi dei lavoratori) mediante sistemi di localizzazione risulta utile per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro. Tali finalità ricorrono senz’altro, ad esempio, in caso di impiego dei sistemi in esame per:

  • soddisfare esigenze logistiche (consentendo di impartire tempestive istruzioni al conducente del veicolo oggetto di localizzazione);
  • elaborare rapporti di guida allo scopo di commisurare il tempo di lavoro del conducente (con la conseguente determinazione della retribuzione dovuta, anche in vista dell’assolvimento degli obblighi legali connessi alla tenuta del libro unico del lavoro previsto dall’art. 6, D.M. 9 luglio 2008);
  • commisurare i costi da imputare alla clientela;
  • assicurare una più efficiente gestione e manutenzione del parco veicoli, con effetti vantaggiosi anche sulla sicurezza sul lavoro e per la sicurezza della collettività.

 

Le condizioni di legittimità del trattamento

 

Rispetto dello Statuto dei Lavoratori

La localizzazione dei veicoli può comportare una  forma di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, pertanto, oltre alla disciplina di protezione dei dati personali, deve altresì essere rispettata la disciplina dettata dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e nell’attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento).

 

Principi di pertinenza e non eccedenza

Possono formare oggetto di trattamento, mediante sistemi opportunamente configurati (art. 3 del Codice), solo i dati pertinenti e non eccedenti. Tali possono essere, oltre all’ubicazione del veicolo:

    • la distanza percorsa,
    • i tempi di percorrenza,
    • il carburante consumato,
    • la velocità media del veicolo (restando riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada).

Nel rispetto del principio di necessità (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), del Codice):

  • la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite,
  • i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati siano commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite.

 

Informativa degli interessati

Tenuto conto delle diverse finalità perseguite, ai lavoratori dovranno essere forniti gli elementi informativi prescritti dall’art. 13 del Codice unitamente a compiuti ragguagli sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema (sì che risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione).

A tal fine, i datori di lavoro che si avvalgano di sistemi di localizzazione sui veicoli utilizzati per l’esecuzione di prestazioni lavorative dovranno anche collocare all’interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione “VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE” o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo, anche avvalendosi del modello riportato in fac-simile.

 

Responsabili e incaricati del trattamento dei dati di localizzazione

I dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere trattati unicamente dagli Incaricati che, in ragione delle mansioni svolte, devono poter accedere a tali informazioni per dare attuazione ai propri compiti (quali il personale incaricato di gestire la logistica, i servizi di magazzino e di manutenzione del parco veicoli, ovvero quello operante nell’ambito della gestione delle risorse umane).

Considerato che i trattamenti dei dati di localizzazione sono di regola effettuati con l’ausilio di operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione del veicolo e di trasmissione della posizione del medesimo e tenuto conto che tali soggetti sono terzi rispetto al titolare del trattamento, questi ultimi devono essere designati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 29 del Codice e i titolari del trattamento sono tenuti ad impartire le necessarie istruzioni in ordine all’utilizzo legittimo dei dati raccolti per le sole finalità previste dall’accordo che regola la fornitura del servizio di localizzazione, determinando altresì le tipologie di dati da trattare nonché le modalità e i tempi della loro eventuale conservazione.

 

Obbligo di Notificazione al Garante

Il trattamento dei dati di localizzazione deve formare oggetto di Notificazione al Garante (cfr. art. 37, comma 1, lett. a), del Codice).

 

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