Videosorveglianza e geolocalizzazione, guida al nuovo modello

  • Fonte: PMI.it
  • di: Avv. Emiliano Vitelli

Compilazione del nuovo modello unificato per l’installazione di apparati di videosorveglianza o geolocalizzazione: novità normative, requisiti tecnici, responsabilità penali.

Videosorveglianza

Il 5 maggio 2016 il Ministero del Lavoro ha pubblicato il modello unificato con cui richiedere l’autorizzazione a installare impianti di videosorveglianza e/o di geolocalizzazione, completo anche negli aspetti più tecnici: l’impresa dovrà limitarsi a compilarlo ed allegare la documentazione richiesta. Allo stesso tempo, l’impegno è notevole laddove le dichiarazioni rilasciate siano sottoscritte nel rispetto dell’art. 76 Dlgs 445/00 in materia di responsabilità penali per le dichiarazioni mendaci.

Il nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, a seguito delle modifiche introdotte dal Jobs Act in combinato con la normativa privacy, prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori possano essere impiegati:

“esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale”.

Il tutto, previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o aziendali, oppure con autorizzazione della DTL.

Nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e del Codice Privacy l’impresa deve quindi impegnarsi a trattare i dati personali esclusivamente per soddisfare esigenze organizzative e produttive o per la sicurezza sul lavoro, nonché a non utilizzare i dispositivi di tracciamento al fine di monitorare il comportamento e gli spostamenti di autisti o altro personale. Allo stesso modo dovrà essere fornita adeguata informazione (dipendenti, terzi, clienti, ecc.) in merito all’adozione di detti strumenti, per mezzo di opportuna informativa e di apposita segnaletica.

Le dichiarazioni elencate nel modello non sono mere enunciazioni di principio: se da una parte si semplifica le procedura autorizzativa, dall’altra diventa cruciale che azienda provveda a dare concreta attuazione a quanto ivi dichiarato. Vediamo di seguito quelle obbligatorie (tra le altre).

Videosorveglianza

  • L’angolo di ripresa delle telecamere (fisse o mobili) dovrà essere indirizzato soltanto verso le aree di rischio e nel rispetto della riservatezza dei lavoratori;
  • le registrazioni dovranno essere custodite sotto chiave o “sotto password” e vi potranno accedere solo gli indicati legale rappresentante (o delegato) e il rappresentante dei lavoratori;
  • andranno rispettate le prescrizioni in materia di conservazione (24 ore) dettate dal Codice Privacy e dai provvedimenti del Garante;
  • dovrà essere allegata la planimetria dell’impianto specificando anche numero e posizione delle telecamere, lunghezza focale e profondità di campo, posizione dei monitor e dispositivo di registrazione;
  • dovrà essere allegata una dettagliata relazione tecnico-descrittiva sulla gestione e l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza

Geolocalizzazione

  • Nella fase di installazione, utilizzo dei sistemi di rilevazione e gestione dei dati acquisiti saranno rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza, per mezzo di dispositivi opportunamente configurati che potranno rilevare, oltre all’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo;
  • il monitoraggio della posizione non deve essere effettuato in via continuativa ma solo quando necessario;
  • dovranno essere rispettati i tempi di conservazione così come prescritto dal Garante;
  • gli operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione dovranno essere nominati responsabili del trattamento;
  • dovrà essere allegata una dettagliata relazione tecnico-descrittiva contenente le modalità di localizzazione del sistema satellitare GPS, con la descrizione e disposizione delle apparecchiature nella sede ricevente.

Qui il link per scaricare il modello

Si rimane lievemente perplessi in merito alle modalità di comunicazione e di informazione prese in considerazione dal modello. Nella nota in calce, infatti, si specifica che il modello deve essere obbligatoriamente compilato in digitale e poi inviato per posta elettronica (!) o PEC all’ufficio competente. 

Parrebbe dedursi che soltanto in via facoltativa l’invio del modello potrebbe essere eseguito a mezzo di posta certificata, laddove, a giudizio di chi scrive, sarebbe dovuto esser obbligatorio tout court; ma soprattutto non si prevede la possibilità di firmare il modello digitalmente chiedendo tra l’altro di allegare un documento di riconoscimento in caso di invio a mezzo fax o per posta certificata. Allo stesso modo, anche per il pagamento dei bolli, si obbliga la consegna a mano non prevedendo –neanche in via alternativa– la possibilità di pagamento per via telematica.

In ogni caso, accantonando queste ultime considerazioni operative, si deve ritenere che senz’altro il modello aiuterà molto le aziende a regolarizzare la loro posizione nel momento in cui decidano di adottare sistemi di videosorveglianza o geolocalizzazione.

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No al far west nel mercato del lavoro su Internet

ricerca-lavoro-onlineIntervento a tutela di migliaia di aspiranti lavoratori iscritti ad un sito web: maggiore trasparenza e correttezza nel mercato del lavoro via Internet.

E’ quanto chiede il Garante privacy [doc. web n. 2865637] che ha vietato ad una società l’uso dei dati personali di oltre 400 mila aspiranti lavoratori raccolti e gestiti in modo illecito.

La società che svolgeva attività di intermediazione attraverso il proprio sito web senza la prescritta autorizzazione ministeriale, non aveva neppure conferito, come necessario, i dati dei candidati a Cliclavoro, il portale del Ministero del lavoro che costituisce la Borsa continua nazionale del lavoro. 

L’azienda raggiunta dal divieto del Garante non si limitava a mettere a disposizione una mera “bacheca digitale” in cui rendere pubbliche le offerte di lavoro e le candidature, ma offriva veri e propri servizi di intermediazione (consultazione di un database con centinaia di migliaia di curricula, comunicazione di informazioni sui candidati, invio di offerte di lavoro “su misura”, ecc.). Un’attività effettuata, peraltro, senza fornire agli utenti che si registravano al sito una informativa trasparente con l’indicazione di tutte le operazioni realmente svolte.

La grave situazione è emersa nel corso di verifiche ispettive disposte dall’Autorità a seguito di alcune segnalazioni in cui si lamentavano irregolarità nel trattamento dei dati personali. I candidati denunciavano il fatto che per poter completare la procedura di registrazione al sito e concorrere così alle offerte di lavoro erano obbligati a dare il consenso, tramite un’opzione preselezionata, alla ricezione di informazioni promozionali per posta, telefono, email, sms.

Judge_HammerAlla luce delle verifiche svolte, il Garante:

  • oltre ad inibire l’uso dei dati raccolti senza autorizzazione,
  • ha dichiarato illeciti e ha vietato anche questi trattamenti perché effettuati in violazione della norma del Codice privacy che garantisce a chiunque la possibilità di esprimere un consenso libero e informato per ogni tipo di operazione che la società intende svolgere.

Dopo l’intervento del Garante la società non potrà più utilizzare le informazioni raccolte né per attività di intermediazione né per attività promozionali.

I dati potranno essere solo conservati in vista di un’eventuale acquisizione da parte dell’autorità giudiziaria o per la tutela dei diritti in sede giudiziaria. L’Autorità si è riservata l’applicazione di una sanzione amministrativa per l’inidonea informativa agli utenti. Il provvedimento è stato inviato al Ministero del lavoro per le valutazioni di competenza

 

Stop alle telecamere occulte sul posto di lavoro

CAMERA29 4/4 AWIl Garante per la privacy ha vietato alla società editrice di un quotidiano del sud il trattamento dei dati personali effettuato attraverso apparati di ripresa installati in modo occulto presso la propria sede.

Dagli accertamenti effettuati dalla Guardia di Finanza su mandato del Garante, è emerso che quindici delle diciannove telecamere di cui è composto l’impianto di videosorveglianza erano state nascoste in rilevatori di fumo o in lampade di allarme, all’insaputa dei lavoratori, ai quali non era stata fornita alcuna informativa sulla presenza dell’impianto, né individualizzata, né semplificata (ad es. cartelli visibili, collocati prima del raggio di azione delle telecamere). Le uniche informazioni, peraltro insufficienti, erano scritte su un cartello di piccole dimensioni (15×15 cm), affisso a tre metri di altezza nell’ingresso del luogo di lavoro.

Nel disporre il divieto [doc. web n. 2439178], il Garante ha ritenuto che  la società  abbia operato un illecito trattamento di dati personali, avendo agito in violazione:

  • del diritto alla riservatezza e della dignità dei lavoratori, nonché
  • delle norme che ne vietano il controllo a distanza.

L’impianto, infatti, oltre a violare le norme del Codice privacy, era stato attivato senza rispettare quanto previsto dallo Statuto dei lavoratori (accordo con i sindacati o autorizzazione al Ministero del lavoro). 

A seguito dell’intervento del Garante, la società:

  • non potrà più utilizzare i dati raccolti e
  • dovrà limitarsi alla loro conservazione per consentire un’eventuale attività di accertamento da parte delle autorità competenti.

Il Garante, inoltre, avendo rilevato anche irregolarità nella raccolta dei dati personali degli abbonati alla testata giornalistica, ha prescritto alla società di riformulare la modulistica cartacea e quella online, inserendo tutte le informazioni sull’uso dei dati necessarie per renderla conforme alla normativa.

 

Videosorveglianza: vietato “spiare” i lavoratori

“Spente” dal Garante presso un call center 4 telecamere, 3 con apparecchi di ripresa audio

Il Garante per la privacy ha vietato l’uso di un sistema di videosorveglianza in grado di captare anche le conversazioni dei dipendenti.

Le telecamere installate presso un call center  all’ingresso della sede e nei locali dove sono collocate le  postazioni di lavoro sono state “spente” dall’Autorità che ha dichiarato illecito il  trattamento dei dati personali dei dipendenti. L’impianto composto da quattro telecamere orientabili e dotate di zoom, di cui tre in grado di captare anche l’audio all’interno del call center, era segnalato da cartelli,  privi  però di alcune informazioni obbligatorie, affissi in prossimità dei luoghi ripresi.

A seguito del divieto del Garante la società non potrà utilizzare i dati personali  trattati in violazione di legge.

L’eventuale riattivazione delle telecamere  dovrà avvenire nel rispetto dello Statuto dei lavoratori, che ammette l’installazione di sistemi audiovisivi, dai  quali  derivi  anche la possibilità di controllo a distanza  dell’attività  dei  lavoratori, solo in presenza di particolari esigenze aziendali

  • organizzative
  • produttive
  • di sicurezza del lavoro

previo accordo  con le rappresentanze sindacali. In assenza di un tale accordo  è necessaria  l’autorizzazione del competente ufficio periferico del Ministero del lavoro.

Dagli accertamenti ispettivi è emerso invece che la società non è stata in grado di dimostrare l’esistenza delle menzionate esigenze aziendali che giustificassero l’installazione dell’impianto, né aveva rispettato la procedura prevista dalla legge. Il trattamento dei dati svolto presso il call center è risultato quindi illecito.

Il sistema effettuava, di fatto, un controllo a distanza dei lavoratori vietato dalla legge, aggravato, peraltro,  dalla presenza di un impianto in grado di captare l’audio di quanto accadeva negli ambienti di lavoro. 

Gli atti riguardanti la società, già sanzionata per non aver informato correttamente i dipendenti della presenza delle telecamere, saranno trasmessi alla magistratura per la valutazione di eventuali profili penali connessi all’installazione del sistema audiovisivo.

 

Per un approfondimento: “Videosorveglianza e Rapporti di Lavoro”

 

 

Videosorveglianza: semplificazioni dal Ministero del Lavoro

Con nota 16 aprile 2012, n°7162, il Ministero del Lavoro è intervenuto nella procedura di rilascio delle autorizzazioni all’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature che potrebbero rientrare tra le fattispecie previste dall’art. 4 Statuto Lavoratori.

Cosa cambia? La sicurezza dei Lavoratori anzitutto

Preso atto che l’utilizzo di impianti audiovisivi è divenuto sia un fattore deterrente che uno strumento per assicurare le fonti di prova nei giudizi relativi a eventuali condotte penalmente rilevanti, le esigenze legate alla sicurezza dei lavoratori sono in qualche modo oggetto di una “presunzione” di ammissibilità delle domande volte all’installazione delle apparecchiature che potranno (ed anzi dovranno) consentire la massima potenzialità di controllo dell’incolumità del personale lavorativo e dei terzi.

La presunzione di ammissibilità della domanda di autorizzazione

Alla luce dell’aumento delle richieste di installazione di impianti audiovisivi di controllo intervenute negli ultimi anni, ed in considerazione del fatto che molte di esse ineriscono la sorveglianza non tanto dei lavoratori, quanto dei luoghi, ai fini di garantire una maggiore sicurezza contro condotte penalmente rilevanti, risulta opportuno che in tali ultimi casi la garanzia dei lavoratori contro eventuali abusi possa essere ridimensionata.

In definitiva viene esplicitamente confermato il principio in base al quale, nelle fattispecie considerate, operi una presunzione di ammissibilità delle domande per le quali non sia necessario un accertamento tecnico preventivo ai fini della legittima installazione.

Niente più Accertamenti tecnici preventivi

Da ciò consegue che il rilascio dell’autorizzazione da parte della DTL non necessita in tali ipotesi di un accertamento tecnico preventivo dello stato dei luoghi in quanto sostanzialmente ininfluente ai fini del rilascio dell’autorizzazione.

La Direzione Provinciale del lavoro interpellata, pertanto, potrà far riferimento esclusivamente alle specifiche dell’impianto (caratteristiche tecniche, planimetria dei locali, numero e posizionamento delle telecamere etc.) risultanti dalla documentazione prodotta dal datore di lavoro che diventa, per i profili tecnici, parte integrante del provvedimento autorizzativo.

Finalità diverse dalla sicurezza dei Lavoratori

E’ importante sottolineare che al di fuori di suddette situazioni (sorveglianza dei luoghi ai fini di garantire una maggiore sicurezza contro condotte penalmente rilevanti), particolare attenzione dovrà invece essere posta sui diversi presupposti legittimanti l’installazione e cioè l’effettiva sussistenza delle esigenze organizzative e produttive.

Le condizioni di legittimità dell’Impianto

In ogni caso, l’Autorizzazione verrà rilasciata solo alle seguenti condizioni:

  1. dovrà essere rispettata la disciplina dettata dal DLgs 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e dai successivi provvedimenti del Garante per la Proiezione dei dati personali, in particolare il Provvedimento dell’8 aprile 2010 (G.U. n. 99 del 29 aprile 2010) – Al riguardo rimandiamo a “Garante: nuove regole per la Videosorveglianza
  2. dovrà essere rispettata tutta la normativa in materia di raccolta e conservazione delle immagini;
  3. prima della messa in funzione dell’impianto l’azienda dovrà dare apposita informativa scritta al personale dipendente in merito all’attivazione dello stesso, al posizionamento delle telecamere, alle modalità di funzionamento e dovrà informare i clienti con appositi cartelli;
  4. l’impianto, che registrerà solo le immagini indispensabili, sarà costituito da telecamere orientate verso le aree maggiormente esposte ai rischi di furto e danneggiamento (limitando l’angolo delle riprese ed evitando, quando non indispensabili, immagini dettagliate), l’eventuale ripresa di dipendenti avverrà esclusivamente in via incidentale e con criteri di occasionalità;
  5. all’impianto non potrà essere apportata alcuna modifica e non potrà essere aggiunta alcuna ulteriore apparecchiatura al sistema da installare, se non in conformità al dettato dell’art. 4 della L. n. 300/1970 e previa relativa comunicazione alla DTL;
  6. le immagini registrate non potranno in nessun caso essere utilizzate per eventuali accertamenti sull’obbligo di diligenza da parte dei lavoratori né per l’adozione di provvedimenti disciplinari;
  7. in occasione di ciascun accesso alle immagini (che di norma dovrebbe avvenire solo nelle ipotesi di verificazione di atti criminosi o di eventi dannosi), la ditta dovrà darne tempestiva informazione ai lavoratori occupati.
  8. i lavoratori potranno verificare periodicamente il corretto utilizzo dell’impianto.