Lavoro e dati giudiziari dei dipendenti

image_galleryL’azienda può trattarli, ma solo se autorizzata dalla legge o dal Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha rigettato l’istanza di una società che chiedeva di essere autorizzata ad effettuare un trattamento di dati giudiziari dei propri dipendenti non previsto da una adeguata base giuridica [doc. web n. 6558837].

La società, che gestisce ed eroga servizi per clienti pubblici e privati, al dichiarato fine di ottemperare ad una richiesta contrattuale, intendeva infatti raccogliere e utilizzare le informazioni presenti nel casellario giudiziale fornito dai propri lavoratori e comunicarle a una ditta appaltante.

Il trattamento dei dati giudiziari era finalizzato a consentire alla ditta appaltante di poter esprimere il proprio gradimento o meno sui lavoratori impiegati nello svolgimento dei servizi, nel caso specifico a bordo dei treni, inquadrati come manovale e pulitore.

Nel respingere l’istanza, l’Autorità ha ribadito che i soggetti privati possono trattare i dati giudiziari soltanto se:

  • autorizzati da una espressa disposizione di legge o
  • da un provvedimento del Garante in cui siano indicate le finalità di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati e le operazioni eseguibili.

Nel caso esaminato dal Garante,  la società non ha indicato, né risulta esservi, una base giuridica (legislativa, regolamentare o contrattuale) adeguata a legittimare quel determinato trattamento di dati giudiziari.

Nel Ccnl e nel contratto aziendale di gruppo inoltre, non vi sono disposizioni da cui emerge l’indispensabilità del trattamento dei dati giudiziari dei dipendenti per lo svolgimento delle attività nelle quali saranno impiegati i lavoratori.

La società infine, non ha indicato e comunque non risulta una base giuridica che autorizzi la comunicazione di dati alla società appaltante.

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Rilevazione impronte digitali e videosorveglianza in un liceo di Roma. Il Garante apre un’istruttoria

Il Garante per la protezione dei dati personali ha aperto un’istruttoria a seguito di una segnalazione nella quale si lamenta che presso un liceo di Roma sarebbe stata effettuata una raccolta di dati biometrici di alcuni docenti finalizzata all’installazione di un sistema di rilevazione delle presenze del personale.

Nella segnalazione si lamenta inoltre la presenza di telecamere di sorveglianza posizionate senza alcuna comunicazione al personale.

L’Autorità ha quindi chiesto al Dirigente dell’istituto scolastico di comunicare notizie utili alla valutazione del caso, al fine di verificare

  • il rispetto delle procedure previste per legge riguardo all’installazione dei dispositivi biometrici e
  • la liceità del trattamento dei dati dei dipendenti alla luce dei principi di necessità, proporzionalità e pertinenza.

L’Istruttoria del Garante

Per quanto riguarda la rilevazione delle impronte digitali l’Autorità intende verificare, in particolare, se il trattamento dei dati biometrici sia stato effettivamente svolto, l’eventuale data di inizio e i soggetti nei confronti dei quali sarebbe stato effettuato, le caratteristiche tecniche e le ragioni che ne hanno determinato l’adozione.

Con riferimento invece al sistema di videosorveglianza l’Autorità vuole accertare il rispetto del provvedimento generale del 2010 e della normativa posta a tutela dei lavoratori.

Per approfondimenti:

 

Videosorveglianza: semplificazioni dal Ministero del Lavoro

Con nota 16 aprile 2012, n°7162, il Ministero del Lavoro è intervenuto nella procedura di rilascio delle autorizzazioni all’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature che potrebbero rientrare tra le fattispecie previste dall’art. 4 Statuto Lavoratori.

Cosa cambia? La sicurezza dei Lavoratori anzitutto

Preso atto che l’utilizzo di impianti audiovisivi è divenuto sia un fattore deterrente che uno strumento per assicurare le fonti di prova nei giudizi relativi a eventuali condotte penalmente rilevanti, le esigenze legate alla sicurezza dei lavoratori sono in qualche modo oggetto di una “presunzione” di ammissibilità delle domande volte all’installazione delle apparecchiature che potranno (ed anzi dovranno) consentire la massima potenzialità di controllo dell’incolumità del personale lavorativo e dei terzi.

La presunzione di ammissibilità della domanda di autorizzazione

Alla luce dell’aumento delle richieste di installazione di impianti audiovisivi di controllo intervenute negli ultimi anni, ed in considerazione del fatto che molte di esse ineriscono la sorveglianza non tanto dei lavoratori, quanto dei luoghi, ai fini di garantire una maggiore sicurezza contro condotte penalmente rilevanti, risulta opportuno che in tali ultimi casi la garanzia dei lavoratori contro eventuali abusi possa essere ridimensionata.

In definitiva viene esplicitamente confermato il principio in base al quale, nelle fattispecie considerate, operi una presunzione di ammissibilità delle domande per le quali non sia necessario un accertamento tecnico preventivo ai fini della legittima installazione.

Niente più Accertamenti tecnici preventivi

Da ciò consegue che il rilascio dell’autorizzazione da parte della DTL non necessita in tali ipotesi di un accertamento tecnico preventivo dello stato dei luoghi in quanto sostanzialmente ininfluente ai fini del rilascio dell’autorizzazione.

La Direzione Provinciale del lavoro interpellata, pertanto, potrà far riferimento esclusivamente alle specifiche dell’impianto (caratteristiche tecniche, planimetria dei locali, numero e posizionamento delle telecamere etc.) risultanti dalla documentazione prodotta dal datore di lavoro che diventa, per i profili tecnici, parte integrante del provvedimento autorizzativo.

Finalità diverse dalla sicurezza dei Lavoratori

E’ importante sottolineare che al di fuori di suddette situazioni (sorveglianza dei luoghi ai fini di garantire una maggiore sicurezza contro condotte penalmente rilevanti), particolare attenzione dovrà invece essere posta sui diversi presupposti legittimanti l’installazione e cioè l’effettiva sussistenza delle esigenze organizzative e produttive.

Le condizioni di legittimità dell’Impianto

In ogni caso, l’Autorizzazione verrà rilasciata solo alle seguenti condizioni:

  1. dovrà essere rispettata la disciplina dettata dal DLgs 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e dai successivi provvedimenti del Garante per la Proiezione dei dati personali, in particolare il Provvedimento dell’8 aprile 2010 (G.U. n. 99 del 29 aprile 2010) – Al riguardo rimandiamo a “Garante: nuove regole per la Videosorveglianza
  2. dovrà essere rispettata tutta la normativa in materia di raccolta e conservazione delle immagini;
  3. prima della messa in funzione dell’impianto l’azienda dovrà dare apposita informativa scritta al personale dipendente in merito all’attivazione dello stesso, al posizionamento delle telecamere, alle modalità di funzionamento e dovrà informare i clienti con appositi cartelli;
  4. l’impianto, che registrerà solo le immagini indispensabili, sarà costituito da telecamere orientate verso le aree maggiormente esposte ai rischi di furto e danneggiamento (limitando l’angolo delle riprese ed evitando, quando non indispensabili, immagini dettagliate), l’eventuale ripresa di dipendenti avverrà esclusivamente in via incidentale e con criteri di occasionalità;
  5. all’impianto non potrà essere apportata alcuna modifica e non potrà essere aggiunta alcuna ulteriore apparecchiatura al sistema da installare, se non in conformità al dettato dell’art. 4 della L. n. 300/1970 e previa relativa comunicazione alla DTL;
  6. le immagini registrate non potranno in nessun caso essere utilizzate per eventuali accertamenti sull’obbligo di diligenza da parte dei lavoratori né per l’adozione di provvedimenti disciplinari;
  7. in occasione di ciascun accesso alle immagini (che di norma dovrebbe avvenire solo nelle ipotesi di verificazione di atti criminosi o di eventi dannosi), la ditta dovrà darne tempestiva informazione ai lavoratori occupati.
  8. i lavoratori potranno verificare periodicamente il corretto utilizzo dell’impianto. 

Sì a telecamere “intelligenti”, ma no all’uso di microfoni

Il Garante detta le regole per la sicurezza rafforzata di una centrale elettrica

Il Garante della privacy ha accolto la richiesta del gestore di una centrale termoelettrica di rafforzare le protezioni delle infrastrutture tramite un sofisticato sistema di videosorveglianza, ma ha negato la possibilità di abbinare dei microfoni alle telecamere.

Nel progetto, sottoposto alla verifica preliminare della Autorità, si sottolineava che la centrale è collocata in un’area isolata, di notevole estensione e al di fuori delle zone controllate di routine dalla polizia e si chiedeva quindi l’adozione di tecnologie in grado di garantire una veloce identificazione di possibili intrusioni dall’esterno.

Il Garante ha riconosciuto la necessità di garantire standard di sicurezza superiori alla media per proteggere il sito e ha autorizzato l’installazione di telecamere “intelligenti” in grado di segnalare, tra l’altro, eventuali tentativi di sabotaggio o soggetti in movimento, prescrivendo comunque che le riprese vengano utilizzate solo per finalità di tutela del patrimonio aziendale e della sicurezza del personale.

L’Autorità ha invece ritenuto eccessiva,  e non conforme ai principi di pertinenza e proporzionalità stabiliti dal Codice privacy, la richiesta di poter captare suoni fino a 5-6 metri di distanza dalle telecamere: l’uso di un tale sistema avrebbe infatti comportato il rischio di ledere la riservatezza di chiunque si fosse trovato nei pressi delle aree controllate, inclusa la zona del parcheggio e dell’ingresso principale, o in luoghi di semplice ristoro o di riposo dal turno di lavoro dei dipendenti. Ha quindi respinto la domanda di collegare microfoni alle telecamere.

Il sistema di videosorveglianza autorizzato, potendo inquadrare anche aree di lavoro o di sosta del personale potrà essere attivato, come prevede lo Statuto dei lavoratori, solo dopo aver raggiunto uno specifico accordo con le rappresentanze sindacali o dopo aver ottenuto l’autorizzazione della competente Direzione provinciale del lavoro.