Regolamento privacy, come scegliere il DPO (Data Protection Officer)

European Union High Resolution No ConceptLe prime indicazioni del Garante: necessarie competenze specifiche non attestati formali.

Le pubbliche amministrazioni, così come i soggetti privati, dovranno scegliere il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD) con particolare attenzione, verificando la presenza di competenze ed esperienze specifiche.

Non sono richieste attestazioni formali sul possesso delle conoscenze o l’iscrizione ad appositi albi professionali.

Queste sono alcune delle indicazioni fornite dal Garante della privacy alle prime richieste di chiarimento in merito alla nomina di questa nuova  importante figura  – introdotta dal Regolamento UE 2016/679 –  che tutti gli enti pubblici e anche molteplici soggetti privati dovranno designare non più tardi del prossimo maggio 2018.

Nella nota  inviata a un’azienda ospedaliera l’Ufficio del Garante ricorda che i Responsabili della protezione dei dati personali – spesso indicati con l’acronimo inglese DPO (Data Protection Officer) – dovranno avere un’approfondita conoscenza della normativa e delle prassi in materia di privacy, nonché delle norme e delle procedure amministrative che caratterizzano lo specifico settore di riferimento.

Nella selezione sarà poi opportuno privilegiare soggetti che possano dimostrare qualità professionali adeguate alla complessità del compito da svolgere, magari documentando le esperienze fatte, la partecipazione a master e corsi di studio/professionali (in particolare se risulta documentato il livello raggiunto).

Gli esperti individuati dalle aziende ospedaliere, ad esempio, in considerazione della delicatezza dei trattamenti di dati effettuati (come quelli sulla salute o quelli genetici) dovranno preferibilmente vantare una specifica esperienza al riguardo e assicurare un impegno pressoché esclusivo nella gestione di tali compiti.

L’Autorità ha inoltre chiarito che la normativa attuale non prevede l’obbligo per i candidati di possedere attestati formali delle competenze professionali.

Tali attestati, rilasciati anche all’esito di verifiche al termine di un ciclo di formazione, possono rappresentare un utile strumento per valutare il possesso di un livello adeguato di conoscenza  della disciplina ma, tuttavia, non equivalgono a una “abilitazione” allo svolgimento del ruolo del RPD.

La normativa attuale, tra l’altro, non prevede l’istituzione di un albo dei “Responsabili della protezione dei dati” che possa attestare i requisiti e le caratteristiche di conoscenza, abilità e competenza di chi vi è iscritto.

Enti pubblici e società private dovranno quindi comunque procedere alla selezione del RPD, valutando autonomamente il possesso dei requisiti necessari per svolgere i compiti da assegnati.

Il Garante si riserva di fornire ulteriori orientamenti, che saranno pubblicati sul sito istituzionale, anche all’esito dei quesiti e delle richieste di approfondimento sul Regolamento privacy, raccolti nell’ambito di specifici incontri che l’Autorità ha in corso con imprese e Pubblica Amministrazione.

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Diritto all’oblio: il tempo non è l’unico elemento da considerare

rtbf-right-forgotten-erase-ss-800Ruolo pubblico svolto e attualità della notizia sono importanti fattori da prendere in esame: il trascorrere del tempo è senz’altro l’elemento più importante per valutare l’accoglimento di una richiesta ad “essere dimenticati”, ma l’esercizio del cosiddetto “diritto all’oblio” può incontrare altri rilevanti limiti, come precisato dalla giurisprudenza comunitaria e dal lavoro condotto dal Gruppo dei Garanti europei.

Proprio queste ulteriori circostanze ha dovuto prendere in considerazione l’Autorità italiana nell’esaminare il ricorso presentato da un alto funzionario pubblico che chiedeva la rimozione di alcuni url dai risultati di ricerca ottenuti digitando il proprio nominativo su Google.

Questi url, infatti, rinviavano ad articoli nei quali erano riportate notizie relative ad una vicenda giudiziaria nella quale lo stesso era stato coinvolto e che si era conclusa con la sua condanna.

Si trattava di una vicenda molto risalente nel tempo (circa 16 anni fa) e l’interessato era stato nel frattempo integralmente riabilitato [doc. web n. 6692214].

  • Uno degli articoli di cui si chiedeva la rimozione era stato pubblicato nell’imminenza dei fatti,
  • altri, invece, più recenti, avevano ripreso la notizia originaria riproponendola in occasione dell’assunzione di un importante incarico da parte dell’interessato.

Prima di entrare nel merito, il Garante ha affermato – contrariamente a quanto sostenuto dalla difesa di Google – che era necessario prendere in esame tutti i risultati di ricerca ottenuti a partire dal nome e cognome dell’interessato, anche quelli associati ad ulteriori specificazioni, quali il ruolo ricoperto o la circostanza dell’avvenuta condanna.

Tale interpretazione è in linea con la sentenza “Google Spain”, nella quale si afferma che

le istanze di deindicizzazione devono essere prese in considerazione per tutti gli url raggiungibili effettuando una ricerca “a partire dal nome”, senza escludere  quindi la possibilità che ad esso possano essere associati ulteriori termini volti a circoscrivere la ricerca stessa.


Url che rinvia alla notizia diretta

Chiarito questo punto rilevante, l’Autorità è entrata nel merito ed ha ordinato a Google di deindicizzare l’url che rinviava all’unico articolo avente ad oggetto, in via diretta, la notizia della condanna penale inflitta al ricorrente, il quale all’epoca ricopriva un ruolo diverso da quello attualmente svolto.

L’Autorità ha ritenuto infatti che, considerato il tempo trascorso e l’intervenuta riabilitazione, la notizia non risultasse più rispondente alla situazione attuale.


Url che rinviano ad altri articoli

Viceversa, con riguardo agli articoli ai quali rinviavano gli ulteriori url indicati dal ricorrente, il Garante ha riconosciuto che questi, pur richiamando la medesima vicenda giudiziaria, “inseriscono la notizia in un contesto informativo più ampio, all’interno del quale sono fornite anche ulteriori informazioni” legate al ruolo istituzionale attualmente ricoperto dall’interessato e che tali risultati erano di indubbio interesse pubblico “anche in ragione del ruolo nella vita pubblica rivestito dal ricorrente, che ricopre incarichi istituzionali di alto livello”.

Pertanto, riguardo alla richiesta di una loro rimozione, ha dichiarato il ricorso infondato.

Cure odontoiatriche, stop alle telefonate indesiderate

sfondo_call_center6Bloccato un database con circa un milione di utenze fisse e mobili

Il Garante privacy ha vietato [doc. web n. 6629169] a due società che operano nel settore sanitario odontoiatrico l’ulteriore trattamento a fini di telemarketing di circa un milione di utenze telefoniche fisse e mobili utilizzate senza rispettare la disciplina in materia di privacy.

Le irregolarità sono emerse nel corso delle verifiche effettuate dal Garante presso le società a seguito della segnalazione di alcune persone che avevano ricevuto telefonate indesiderate sul proprio cellulare con le quali si promuovevano visite odontoiatriche gratuite.

Dagli accertamenti è risultato che le società hanno trattato in modo illecito sia i dati acquistati da un fornitore di liste stabilito al di fuori del territorio nazionale, riferiti a circa un milione di utenti, sia quelli tratti da elenchi telefonici pubblici.

Le società, infatti,  non sono state in grado di dimostrare:

  • l’acquisizione del consenso degli interessati,
  • l’effettuazione delle dovute verifiche sul Registro pubblico delle opposizioni per appurare l’iscrizione di eventuali utenti che non volessero ricevere telefonate promozionali,
  • l’esistenza di un’altra base giuridica per l’utilizzo dei dati.

Il Garante, inoltre, ha ritenuto incompleta e poco chiara l’informativa fornita agli utenti che si prenotavano on line e insufficiente il riscontro dato ad un segnalante che chiedeva di conoscere la  provenienza dei suoi dati e al quale sono state fornite informazioni vaghe e non veritiere.

L’Autorità ha quindi vietato alle società l’uso dei numeri di telefono a fini di marketing e ha prescritto loro l’adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare agli utenti la piena e tempestiva attuazione dei diritti riconosciuti dal Codice privacy (conoscere l’origine dei dati, le modalità e le finalità del trattamento, aggiornare, rettificare, cancellare i dati).

Le società dovranno adottare idonee misure tecnologiche per consentire agli utenti del sito di manifestare liberamente il proprio consenso e dovranno riformulare il modello di informativa, indicando chiaramente l’ambito di circolazione dei dati e il soggetto cui indirizzare le istanze per l’esercizio dei diritti.

Con autonomo procedimento il Garante si è riservato di contestare sanzioni amministrative per gli illeciti rilevati.

Lavoro: le indicazioni dei Garanti privacy europei

INTERNTE_SICUREZZA1_FOTOLIA-kArE--835x437@IlSole24Ore-WebProteggere l’uso privato dei social network e le comunicazioni dei lavoratori, spazi riservati sul cloud.

  • Possibili i controlli contro la fuga di dati o la compromissione dei sistemi ma senza spiare le comunicazioni dei dipendenti,
  • eventuale consultazione dei social network  limitata ai soli profili professionali,
  • offerta di spazi privati su computer aziendali e servizi cloud,
  • necessità di ulteriori basi legali
    rispetto al consenso
    per trattare i dati personali dei lavoratori.

Sono queste alcune delle indicazioni date alle imprese dai Garanti europei della privacy riuniti nel Gruppo “Articolo 29” (WP29), al fine di sfruttare le potenzialità delle reti sociali e delle nuove tecnologie senza violare la privacy del lavoratori.

Il documento, che tiene conto sia della normativa vigente sia delle novità introdotte dal Regolamento UE 2016/679 che si applicherà a partire dal maggio 2018, definisce un quadro dei principi fondamentali ed esempi concreti per il corretto trattamento dei dati in ambito professionale.

I Garanti hanno ricordato che ogni lavoratore, indipendentemente dal tipo di contratto a lui applicato, ha diritto al rispetto della vita privata, della sua libertà e dignità.

Deve innanzi tutto essere adeguatamente informato sulle modalità di trattamento dei dati personali in maniera chiara, semplice ed esaustiva, soprattutto quando siano previste forme di controllo del lavoratore, che comunque dovranno essere rispettose anche delle norme nazionali.

Le Autorità per la privacy hanno poi rimarcato che aziende ed enti pubblici difficilmente potranno avvalersi del consenso dei dipendenti come base legale per poter procedere all’utilizzo dei loro dati.

Il consenso, infatti, per essere considerato valido, deve essere libero, diversamente da quanto accade nella realtà lavorativa dove c’è una forte disparità di potere tra datore di lavoro e dipendente.

Il datore di lavoro potrà quindi valutare, in alternativa, il ricorso a disposizioni normative o contrattuali, oppure far valere il proprio “legittimo interesse”: ad esempio, alla sicurezza e alla corretta allocazione delle risorse.

A questo proposito, i Garanti hanno ribadito che occorre bilanciare il legittimo interesse del datore di lavoro con i diritti e le libertà dei lavoratori alla luce dei principi di necessità e proporzionalità.

In particolare, ogni trattamento deve essere proporzionato alla finalità perseguita, e deve essere limitato quanto più possibile l’uso dei dati personali.

Gli strumenti di geolocalizzazione, ad esempio, possono essere utilizzati per finalità strettamente aziendali e al lavoratore deve essere lasciata la possibilità di disattivare, se necessario, il localizzatore (come i gps).

Si possono inoltre introdurre strumenti e tecnologie, come quelle per l’analisi del traffico, per ridurre i rischi di attacchi informatici e la diffusione di informazioni riservate, ma non si può spiare la posta dei dipendenti o la loro navigazione internet. Anche in questo caso devono essere privilegiate misure preventive, assolutamente trasparenti, che segnalino ad esempio ai dipendenti la violazione che potrebbero stare per commettere.

Anche l’eventuale consultazione o il monitoraggio dei social network devono essere limitati ai soli profili professionali, escludendo la vita privata di dipendenti o candidati all’assunzione. Vale sempre, infatti, il diritto fondamentale a non essere oggetto di discriminazione come quelle basate sulle idee politiche, l’impegno sociale o altri aspetti della sfera personale o familiare.

Proprio per favorire il corretto utilizzo degli strumenti e delle policy aziendali nel rispetto della privacy dei lavoratori, i Garanti invitano i datori di lavoro a offrire, ad esempio, connessioni WiFi ad hoc e a definire spazi riservati – su computer e smartphone, su cloud e posta elettronica – dove possono essere conservati documenti o inviate comunicazioni personali, non accessibili al datore di lavoro se non in casi assolutamente eccezionali.

Privacy Shield: a settembre la prima revisione dell’accordo Usa-Ue

USA & EU shield signLe raccomandazioni dei Garanti della Privacy Ue alla Commissione

Il Gruppo che riunisce le Autorità Garanti europee (WP 29) ha reso note le raccomandazioni indirizzate alla Commissione Ue in vista della prima revisione congiunta dell’Accordo “Privacy Shield” relativo al trasferimento dei dati dall’Unione agli Stati Uniti.

L’Accordo sullo “scudo privacy”, adottato il 12 luglio 2016, si fonda su un sistema di autocertificazione in base al quale le organizzazioni statunitensi che intendono ricevere dati personali dall’Unione europea s’impegnano a rispettare un insieme di principi in materia di privacy fissati dal sistema medesimo.

Lo “scudo” prevede un riesame periodico dell’accertamento di adeguatezza al fine di verificare che le constatazioni relative al livello di protezione assicurato dagli Stati Uniti nell’ambito dello Scudo continuino ad essere giustificate in fatto e in diritto.

La prima revisione periodica dell’accordo del Privacy Shield è prevista per il prossimo settembre 2017 quando la Commissione europea incontrerà i rappresentanti delle organizzazioni statunitensi interessate, in primo luogo la Federal Trade Commission e il Dipartimento del Commercio e, per le questioni relative alla sicurezza nazionale, i rappresentanti dell’intelligence e il Mediatore (Ombudsperson) istituito dallo Scudo.

Per garantire che le autorità statunitensi siano in grado di rispondere costruttivamente alle preoccupazioni riguardanti l’applicazione concreta dell’Accordo, il Gruppo dei Garanti Ue comunicherà alla Commissione le informazioni e i chiarimenti su cui, anche alla luce dei commenti e delle criticità già evidenziate nel parere del dell’aprile scorso,  concentrerà la sua attenzione.

Per quanto riguarda la parte commerciale, alcune preoccupazioni erano state sollevate, ad esempio

  • sulle garanzie riguardo a decisioni automatizzate o
  • in relazione all’assenza di indicazioni specifiche per l‘applicazione dei principi del Privacy Shield da parte delle società che operano, quali responsabili del trattamento, per titolari stabiliti in Ue.

Per quanto riguarda gli aspetti di law enforcement e sicurezza nazionale, il WP 29 chiederà garanzie:

  • in merito al rispetto dei principi di necessità e proporzionalità nella eventuale raccolta massiva di dati personali,  nonché
  • sulle nomine dei quattro membri del Privacy and Civil Liberties Oversight Board (agenzia indipendente che si occupa della tutela della privacy e delle libertà fondamentali nell’ambito delle attività governativa statunitense per la lotta al terrorismo), sulla nomina del Mediatore e sulle procedure che ne disciplinano il funzionamento.

Lavoro e dati giudiziari dei dipendenti

image_galleryL’azienda può trattarli, ma solo se autorizzata dalla legge o dal Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha rigettato l’istanza di una società che chiedeva di essere autorizzata ad effettuare un trattamento di dati giudiziari dei propri dipendenti non previsto da una adeguata base giuridica [doc. web n. 6558837].

La società, che gestisce ed eroga servizi per clienti pubblici e privati, al dichiarato fine di ottemperare ad una richiesta contrattuale, intendeva infatti raccogliere e utilizzare le informazioni presenti nel casellario giudiziale fornito dai propri lavoratori e comunicarle a una ditta appaltante.

Il trattamento dei dati giudiziari era finalizzato a consentire alla ditta appaltante di poter esprimere il proprio gradimento o meno sui lavoratori impiegati nello svolgimento dei servizi, nel caso specifico a bordo dei treni, inquadrati come manovale e pulitore.

Nel respingere l’istanza, l’Autorità ha ribadito che i soggetti privati possono trattare i dati giudiziari soltanto se:

  • autorizzati da una espressa disposizione di legge o
  • da un provvedimento del Garante in cui siano indicate le finalità di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati e le operazioni eseguibili.

Nel caso esaminato dal Garante,  la società non ha indicato, né risulta esservi, una base giuridica (legislativa, regolamentare o contrattuale) adeguata a legittimare quel determinato trattamento di dati giudiziari.

Nel Ccnl e nel contratto aziendale di gruppo inoltre, non vi sono disposizioni da cui emerge l’indispensabilità del trattamento dei dati giudiziari dei dipendenti per lo svolgimento delle attività nelle quali saranno impiegati i lavoratori.

La società infine, non ha indicato e comunque non risulta una base giuridica che autorizzi la comunicazione di dati alla società appaltante.

Nuovo Regolamento Ue sulla privacy: dal Garante la prima Guida applicativa

ilnuovoregUEPRIVACYIl Garante per la privacy ha elaborato una prima Guida all’applicazione del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.

La Guida traccia un quadro generale delle principali innovazioni introdotte dalla normativa e fornisce indicazioni utili sulle prassi da seguire e gli adempimenti da attuare per dare corretta applicazione alla normativa, già in vigore dal 24 maggio 2016 e che sarà pienamente efficace dal 25 maggio 2018.

L’obiettivo della Guida è duplice:

  • da una parte offrire un primo “strumento” di ausilio ai soggetti pubblici e alle imprese che stanno affrontando il passaggio alla nuova normativa privacy;
  • dall’altro far crescere la consapevolezza sulle garanzie rafforzate e sui nuovi importanti diritti che il Regolamento riconosce alle persone.

Il testo della Guida è articolato in 6 sezioni tematiche:

  1. Fondamenti di liceità del trattamento;
  2. Informativa;
  3. Diritti degli interessati;
  4. Titolare, responsabile, incaricato del trattamento;
  5. Approccio basato sul rischio del trattamento e misure di accountability di titolari e responsabili;
  6. Trasferimenti internazionali di dati.

Ogni sezione illustra in modo semplice e diretto cosa cambierà e cosa rimarrà immutato rispetto all’attuale disciplina del trattamento dei dati personali, aggiungendo preziose raccomandazioni pratiche per una corretta implementazione delle nuove disposizioni introdotte dal Regolamento.

Il testo potrà subire modifiche e integrazioni, allo scopo di offrire sempre  nuovi contenuti e garantire un adeguamento costante all’evoluzione della prassi interpretativa e applicativa della normativa.