Lavoro: geolocalizzazione flotte aziendali, sì con accordo sindacale

Per i sistemi di geolocalizzazione rimane necessario l’accordo sindacale – come previsto dallo Statuto dei lavoratori – e va garantita la riservatezza dei dipendenti.

Questa la decisione del Garante della privacy [doc. web n. 6275314] in merito alla richiesta di verifica preliminare presentata da una compagnia che offre servizi idrici e assistenza in caso di problemi alla rete.

In base alla documentazione presentata, la localizzazione geografica dei veicoli utilizzati per gli interventi sarà attivata per molteplici scopi come:

• l’ottimizzazione delle richieste di intervento o delle emergenze,
• l’innalzamento delle condizioni di sicurezza sul lavoro dei dipendenti,
• la corretta manutenzione dei veicoli,
• la tutela del patrimonio aziendale,
• il calcolo del tempo di lavoro effettivo,
• la gestione di eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada.

Nel corso dell’istruttoria l’Autorità ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei propri mezzi per le molteplici finalità indicate, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori.

Visto che tale sistema potrebbe consentire il controllo a distanza dei lavoratori, anche dopo le modifiche introdotte dal cosiddetto Jobs Act, per poterlo attivare dovrà prima essere raggiunto un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, si dovrà richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato nazionale del lavoro.

Dovranno inoltre essere attentamente definite le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita.

Ad esempio, se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni.

I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione.

Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati.

Deve essere inoltre escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei relativi dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro.

Dovranno essere adottate anche precise misure di sicurezza e l’accesso ai dati trattati dovrà essere consentito al solo personale incaricato, definendo per i dati di geolocalizzazione appositi profili autorizzativi individuali per ogni singolo utente.

La società potrà comunque avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli di lavoro solo dopo:

• aver effettuato la notificazione al Garante e
• aver fornito un’informativa completa ai dipendenti

Lavoro, “timbrare” con la app: ok, ma solo con adeguate garanzie

Due società appartenenti a un gruppo che si occupa di ricerca, selezione e somministrazione di lavoro a tempo determinato potranno chiedere ai propri dipendenti – impiegati presso altre ditte o che svolgono sistematicamente attività “fuori sede” – di installare una app sugli smartphone di loro proprietà,  ai fini della rilevazione di inizio e fine dell’attività lavorativa.

Chi non intende scaricare la app potrà continuare a entrare e uscire dal posto di lavoro impiegando i sistemi tradizionali in uso.

Lo ha stabilito il Garante privacy che ha accolto, in applicazione della disciplina sul cosiddetto “bilanciamento di interessi”, un’istanza di verifica preliminare presentata dalle due società e ha dettato una serie di misure a tutela dei lavoratori.

Con l’adozione della app, che prevede l’uso dei dati di geolocalizzazione, le società intendono snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale, di volta in volta collocato presso altre ditte o semplificare e rendere più efficiente la rilevazione della presenza dei dipendenti che lavorano per lo più all’esterno della sede aziendale.

Il Garante ha tuttavia prescritto alle società di perfezionare il sistema nella prospettiva della “privacy by design”, applicando il principio di necessità e anche alla luce dei possibili errori nell’accuratezza dei sistemi di localizzazione.

In particolare, verificata la associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema

• potrà conservare ˗ se del caso ˗ il solo dato relativo alla sede di lavoro (oltre a data e orario della “timbratura” virtuale),
• cancellando il dato relativo alla posizione del lavoratore.

Inoltre, sullo schermo del  telefonino dovrà essere sempre ben visibile un’icona che indichi che la funzione di localizzazione è attiva.

L’applicazione dovrà poi essere configurata in modo tale da impedire il trattamento, anche accidentale, di altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (ad esempio, dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica, alla navigazione in Internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).

Prima dell’avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, le società dovranno effettuare la notificazione al Garante, indicando i tipi di trattamenti e le operazioni che intendono compiere, e fornire ai dipendenti  un’informativa comprensiva di tutti gli elementi (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento).

Le società dovranno, infine, adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa per preservare l’integrità dei dati e l’accesso a persone non autorizzate.

E-commerce, no alla profilazione senza consenso

Vietato ad una società l’uso dei dati di oltre 300mila persone per l’invio di newsletter personalizzate

No alla profilazione senza consenso di gusti e abitudini dei clienti per l’invio di newsletter personalizzate. Lo ha affermato il Garante privacy in un Provvedimento con cui  ha vietato ad una società di e-commerce l’illecito trattamento dei dati di oltre 300 mila persone.

La società – una delle più importanti nella fornitura on line di biglietti  per spettacoli teatrali,  manifestazioni sportive, concerti e nell’e-commerce di prodotti anche di marchi celebri –  non potrà più utilizzare i dati trattati in modo illecito.

Dagli accertamenti ispettivi svolti dall’Autorità è emerso che la società raccoglieva dati personali attraverso tre siti, di cui uno operativo in più lingue straniere destinato ad utenti di paesi Ue ed Extra Ue. Il consenso richiesto, però, era  preselezionato e unico per varie finalità, comprese quelle di marketing e comunicazione dei dati ad altre società, sempre per scopi commerciali.

Una procedura  contraria alla normativa, anche se l’utente poteva deselezionare il consenso e procedere alla registrazione al sito.

La società, inoltre, svolgeva, sempre senza consenso, un’attività di profilazione utilizzando un software per  l’invio di newsletter personalizzate, “create” elaborando i dati relativi agli ordini dei clienti o anche ai prodotti inseriti nel carrello il cui ordine non era stato finalizzato.

La società peraltro non aveva provveduto ad adempiere all’obbligo di notificazione al Garante previsto dal Codice per l’attività di profilazione, né aveva stabilito alcun tempo di conservazione dei dati personali raccolti tramite i siti.

Il Garante  ha dunque disposto il divieto di uso dei dati dei clienti acquisiti illecitamente e ha  prescritto alla società  di adottare, entro sessanta giorni, le misure necessarie per mettersi in regola con le disposizioni del Codice privacy.

La società dovrà, in particolare:

• integrare l’informativa indicando le aziende o le categorie economiche o merceologiche alle quali intende comunicare i dati per le loro finalità promozionali;
• informare i soggetti, ai quali i dati sono stati già comunicati o ceduti, che non possono utilizzarli senza aver prima acquisito il consenso degli interessati.

La società dovrà, infine:

• prevedere tempi di conservazione dei dati e,
• alla scadenza, provvedere all’immediata cancellazione o alla  anonimizzazione permanente.

Privacy: nuove regole per impronte digitali e firma grafometrica

Fonte: Garante Privacy – Roma, 26 novembre 2014

Niente più verifica preliminare per alcuni usi, ma introdotto l’obbligo di comunicare al Garante le violazioni ai sistemi biometrici

Il Garante per la privacy ha approvato un quadro unitario di misure e accorgimenti di carattere tecnico, organizzativo e procedurale per mantenere alti livelli di sicurezza nell’utilizzo di particolari tipi di dati biometrici, semplificando tuttavia alcuni adempimenti. L’intervento  dell’Autorità si è reso necessario alla luce della crescente diffusione di dispositivi biometrici, anche incorporati in prodotti di largo consumo.

Sempre più spesso infatti aziende  e  pubbliche amministrazioni si servono di dati biometrici, come le impronte digitali, la topografia della mano o le caratteristiche della firma autografa, per:

• il controllo degli accessi,
• l’autenticazione degli utenti (anche su pc e tablet),
• la sottoscrizione di documenti informatici.

Nel  provvedimento generale [doc. web n. 3556992] – adottato a seguito di una consultazione pubblica e in corso di pubblicazione sulla G.U. con le allegate Linee guida [doc. web n. 3563006] e un modulo [doc. web n. 3563019] per la comunicazione all’Autorità di violazioni dei sistemi biometrici – il Garante ha individuato alcune tipologie di trattamento che, per le specifiche finalità perseguite, presentano un livello ridotto di rischio e non necessitano più della verifica  preliminare da parte dell’Autorità.

La semplificazione riguarderà solo le specifiche tipologie di trattamento che dovranno in ogni caso essere effettuate nel rispetto delle rigorose misure di sicurezza individuate dal Garante, e comunque rispettando i presupposti di legittimità previsti dal Codice privacy, in particolare informando sempre gli interessati sui loro diritti, sugli scopi e le modalità del trattamento:

Autenticazione informatica

Le caratteristiche biometriche dell’impronta digitale o dell’emissione vocale di una persona possono essere utilizzate come credenziali di autenticazione per l’accesso a banche dati e sistemi informatici. Tale trattamento può essere effettuato anche senza il consenso dell’utente.

Controllo di accesso fisico ad aree “sensibili” e utilizzo di apparati e macchinari pericolosi

Le caratteristiche dell’impronta digitale o della topografia della mano potranno essere trattate per consentire l’accesso ad aree e locali ritenuti “sensibili” oppure per consentire l’utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati. Tale trattamento può essere realizzato anche senza il consenso dell’utente.

Sottoscrizione di documenti informatici

L’analisi dei dati biometrici associati all’apposizione a mano libera di una firma autografa potrà essere utilizzata per la firma elettronica avanzata. Questa modalità è però consentita solo con il consenso degli interessati, consenso non necessario invece in ambito pubblico, se devono essere perseguite  specifiche finalità istituzionali.

Dovranno comunque essere resi disponibili sistemi alternativi (cartacei o digitali) di sottoscrizione, che non comportino l’utilizzo di dati biometrici.

Scopi facilitativi

L’impronta digitale e la topografia della mano potranno essere utilizzate anche per consentire l’accesso fisico di utenti ad aree fisiche in ambito pubblico (es. biblioteche) o privato (es. aree aeroportuali riservate). Anche in questo caso l’utilizzo è consentito solo con il consenso degli interessati.

Dovranno comunque essere previste modalità alternative per l’erogazione del servizio per chi rifiuta di far utilizzare i propri dati biometrici.

Principio di minimizzazione

Ogni sistema di rilevazione dovrà essere configurato in modo tale da raccogliere un numero limitato di informazioni (principio di minimizzazione), escludendo l’acquisizione di dati ulteriori rispetto a quelli necessari per il conseguimento della finalità perseguita.

Ad esempio, in caso di autenticazione informatica, i dati biometrici non dovranno essere trattati in modo da poter desumere anche informazioni di natura sensibile dell’interessato.

Misure di sicurezza

Tra le numerose misure di sicurezza individuate dal Garante vi è quella che obbliga a cifrare il riferimento biometrico con tecniche crittografiche, con una lunghezza delle chiavi adeguata alla dimensione e al ciclo di vita dei dati.

Particolare attenzione è inoltre rivolta alla messa in sicurezza dei dispositivi mobili (come tablet o pc) che potrebbero più facilmente essere compromessi o smarriti.

Data breaches

Anche al fine di prevenire eventuali furti di identità biometrica, tutte le violazioni dei dati o gli incidenti informatici (“data breaches”) che possano avere un impatto significativo sui sistemi biometrici o sui dati personali custoditi, dovranno essere comunicati da chi detiene i dati al Garante entro 24 ore dalla scoperta, così da consentire di adottare opportuni interventi a tutela delle persone interessate.

A tal fine è stato predisposto un modulo che consente di semplificare il predetto adempimento.

Esclusioni dalle modalità semplificate e Obbligo di Notificazione

Sono esclusi dalle modalità semplificate individuate nel provvedimento del Garante i trattamenti che prevedono la realizzazione di archivi biometrici centralizzati, per i quali continuerà ad essere obbligatorio richiedere una verifica preliminare.

Rimane in vigore anche l’obbligo di notificazione al Garante per i trattamenti non esplicitamente esclusi dal provvedimento, come quelli effettuati da esercenti le professioni sanitarie e da avvocati.

L’attività ispettiva del Garante privacy: telemarketing e profilazione a rischio

Varato anche il piano ispettivo per il primo semestre 2013

395 ispezioni, circa 3 milioni e 800 mila euro le somme riscosse a seguito di sanzioni. Un bilancio significativo quello riguardante l’attività ispettiva svolta dal Garante privacy nel 2012.

Gli accertamenti, effettuati anche mediante il contributo delle Unità Speciali della Guardia di finanza – Nucleo speciale privacy, hanno riguardato:

• il telemarketing,
• l’uso dei sistemi di localizzazione (gps)  nell’ambito del rapporto di lavoro,
• i nuovi strumenti di pagamento gestiti dalle compagnie telefoniche (mobile payment), 
• il credito al consumo e le “centrali rischi”,
• le banche dati del fisco,
• l’attività di profilazione dei clienti da parte delle aziende.

 

Le sanzioni

Per quanto riguarda le sanzioni amministrative, sono stati avviati 578 procedimenti (con un incremento del 61% rispetto al 2011) che hanno riguardato, in larga parte:

• la omessa informativa,
• il trattamento illecito dei dati,
• il mancato rispetto delle norme in materia di telemarketing,
• la conservazione eccessiva dei dati di traffico telefonico e telematico,
• la mancata adozione di misure di sicurezza,
• l’omessa o mancata notificazione al Garante,
• l’inosservanza dei provvedimenti dell’Autorità.

L’incremento è dovuto, in particolare, all’attività di contrasto delle violazioni nel settore del telemarketing.

56 sono state le segnalazioni all’autorità giudiziaria (con un incremento del 51% rispetto al 2011), in particolare per violazioni connesse:

• al controllo a distanza dei lavoratori,
• all’accesso abusivo a banche dati,
• alle misure di sicurezza,
• alla falsità nelle dichiarazioni al Garante.

Per quanto riguarda le misure di sicurezza sono state impartite 18 prescrizioni nei confronti di diversi soggetti, pubblici e privati.

Le somme riscosse dall’erario a seguito di sanzioni sono state 3.769.217 di euro, con un aumento rispetto all’anno precedente del 22%.

 

Il piano ispettivo del primo semestre 2013

Il piano ispettivo varato per il primo semestre 2013 punta su settori di particolare rilevanza:

• le banche dati pubbliche in particolare di enti previdenziali e dell’amministrazione finanziaria,
• l’attività di telemarketing da parte dei call center operanti all’estero,
• il trattamento dei dati per il fascicolo sanitario elettronico,
• i nuovi strumenti di pagamento gestiti dalle compagnie telefoniche (mobile payment),
• le “centrali rischi”.

 

Gli accertamenti delle GdF e i principali Adempimenti privacy

200 gli accertamenti ispettivi programmati che verranno effettuati anche in collaborazione con il Nucleo speciale privacy della Guardia di finanza.

A questi accertamenti si affiancheranno quelli che si renderanno necessari in ordine a segnalazioni e reclami presentati e le altre verifiche per accertare il rispetto dei principali adempimenti previsti dalla normativa quali:

• le informative da fornire ai cittadini sull’uso dei loro dati personali,
• la corretta acquisizione del consenso da richiedere nei casi previsti dalla legge,
• l’adozione delle misure di sicurezza,
• il rispetto dell’obbligo di notificazione al Garante.