Il diritto alla portabilità dei dati (art. 20 RGPD): infografica del Garante e linee guida

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Linee-guida sul diritto alla “portabilità dei dati” – WP242
adottate dal Gruppo di lavoro Art. 29 il 13 dicembre 2016

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Le risposte alle domande più frequenti – FAQ
Allegato alle Linee-guida sul diritto alla “portabilità dei dati” – WP242

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Nuove disposizioni in materia di call center: le FAQ del Mise e i Modelli da utilizzare

sfondo_call_center6Nuove disposizioni normative sulle attività di call center: sono riportate di seguito una serie di risposte alle richieste di chiarimenti che sono state poste o che potrebbero essere poste più frequentemente (FAQ), basate sulle interpretazioni attualmente condivise con gli altri soggetti istituzionali richiamati dalla norma.

In chiusura del post sono riportati i Modelli da utilizzare per la comunicazione al Mise.

Nuove disposizioni normative sulle attività di call center
Articolo 1, comma 243, della legge n. 232 del 2016 (c.d. legge di bilancio)
che sostituisce l’art. 24-bis, D.L. 22/06/2012, n. 83 convertito con modificazioni dalla legge 07/08/2012, n. 134/2012

Chi sono i soggetti tenuti agli obblighi di comunicazione nei confronti del Ministero dello sviluppo economico sulla base dalle nuove disposizioni normative?

Qualunque operatore economico che decida di localizzare o abbia localizzato, anche mediante affidamento a terzi, l’attività di call center fuori dal territorio nazionale in un Paese non membro dell’Unione europea.

Quali elementi informativi deve contenere la comunicazione al Ministero dello sviluppo economico?

La specifica comunicazione da effettuare al Ministero dello sviluppo economico da parte dell’operatore economico che localizza o abbia localizzato, anche mediante affidamento a terzi, l’attività di call center fuori dal territorio nazionale in un Paese extra UE deve contenere le numerazioni telefoniche messe a disposizione del pubblico ed i corrispettivi Paesi in cui sono localizzate.

Le numerazioni oggetto di obbligo di comunicazione al Ministero dello sviluppo economico includono anche il tradotto geografico internazionale?

Si, per ciascuna numerazione telefonica messa a disposizione del pubblico e utilizzata per i servizi delocalizzati occorre inserire anche il tradotto geografico internazionale.

Cosa si intende per “operatore economico”?

La nozione di operatore economico richiamata dalla normativa è coerentemente riferibile alla definizione riportata all’art.3, comma 1, lett. p) del Decreto Legislativo n.50/2016 (Codice dei contratti pubblici), ovvero sono operatori economici coloro che offrono beni e servizi sul mercato a prescindere dalla forma giuridica di riferimento. Pertanto sono esclusi dalla definizione le pubbliche amministrazioni nell’assolvimento dei loro compiti istituzionali nonché tutti i soggetti di qualsiasi natura nello svolgimento di un’attività che non sia correlata, direttamente o indirettamente, ad uno scopo di lucro.

L’ambito di applicazione della norma può ritenersi ancora limitato alle sole aziende che svolgono in via assolutamente prevalente attività di call center?

No, l’ambito di applicazione soggettivo dell’art. 24 bis, è riferibile all’operatore economico, indipendentemente dal numero di dipendenti occupati, che svolge attività di call center utilizzando numerazioni telefoniche messe a disposizione del pubblico, a prescindere dalla prevalenza o meno dell’attività di call center rispetto al resto della propria attività.

L’operatore economico che affida parzialmente o totalmente a terzi l’attività di call center è soggetto all’obbligo di comunicazione nei confronti del Ministero dello sviluppo economico?

Si, è soggetto alle prescrizioni di legge l’operatore economico che svolge servizi di call center tanto tramite una struttura interna all’azienda quanto in outsourcing. Nel caso di affidamento a terzi dei servizi di call center, la norma ha esplicitamente previsto una responsabilità solidale tra committente e gestore del call center.

L’operatore economico che svolge attività di call center attraverso società controllata facente parte del Gruppo societario è soggetto agli obblighi di legge?

Si, dalla normativa emerge la responsabilità dell’operatore economico sia che svolga esso stesso l’attività sia che si avvalga di servizi di call center esterno

L’operatore economico straniero che svolge un servizio di call center ubicato in un Paese extra UE, pur avendo un diverso core business, è soggetto agli obblighi di legge?

Si, sono soggetti agli adempimenti di legge anche gli operatori economici stranieri che svolgono essi stessi o si avvalgono di servizi di call center su numerazioni nazionali geografiche (qualsiasi numero del piano nazionale di numerazione per cui alcune cifre fungono da indicativo geografico e sono utilizzate per instradare le chiamate e le terminazioni di rete) e non geografiche (qualsiasi numero del piano nazionale di numerazione che non sia geografico ad esempio i numeri per servizi di comunicazione mobili e personali, i numeri di chiamata gratuita e i numeri a tariffazione specifica).

Cosa si intende per “attività di call center”?

Per l’individuazione di tale attività si dovrà fare riferimento alla definizione di call center contenuta nell’art. 1, lett. d) della Delibera n. 79/09/CSP dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, per il quale esso è un insieme di risorse umane e di infrastrutture specializzate che consente contatti e comunicazioni multicanale con gli utenti (attraverso più mezzi, per esempio telefonia, internet, posta). Tale attività ricade nell’ambito applicativo dell’art. 24 bis sia ove realizzata tramite strutture interne sia quando viene affidata in outsourcing, purché si utilizzino numerazioni telefoniche messe a disposizione del pubblico.

Le prescrizioni di legge si applicano sia alle attività di call center inbound che outbound?

Si, gli obblighi di legge si applicano in riferimento ai servizi di call center e relative numerazioni a prescindere dalla tipologia di svolgimento dell’attività (sia in entrata che in uscita, inbound/outbound).

L’informazione preliminare in merito al Paese in cui è fisicamente collocato l’operatore che risponde è dovuta anche nel caso in cui l’operatore è ubicato in Italia o in un Paese UE?

Si, l’obbligo informativo relativo al Paese in cui l’operatore con cui si parla è fisicamente collocato prescinde dalla localizzazione ed è applicabile anche agli operatori ubicati in Italia o in un Paese UE.

L’obbligo di informazione preliminare deve riguardare necessariamente la località in cui l’operatore è fisicamente collocato?

No, è sufficiente fornire l’informazione del Paese in cui è ubicato l’operatore del call center.

L’obbligo di informazione preliminare sulla localizzazione del call center si intende assolto anche attraverso ricorso al sistema di Interactive Voice Response (IVR)?

Si, è possibile adempiere all’obbligo di legge tramite il sistema IVR e tramite operatore.

L’obbligo di informazione preliminare, qualora l’operatore è ubicato in un Paese extra UE, circa la possibilità di richiedere che il servizio sia reso da un operatore collocato nel territorio nazionale o in un Paese UE e l’immediato trasferimento della chiamata a seguito di specifica richiesta si intendono assolti anche attraverso ricorso al sistema di Interactive Voice Response (IVR)?

Si, è possibile adempiere agli obblighi di legge tramite il sistema IVR e tramite operatore.

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I Modelli per adempiere agli obblighi di comunicazione nei confronti del Ministero dello sviluppo economico.

Di seguito i due modelli (il cui contenuto è aggiornato rispetto a quello già reso disponibile in passato in uno al menzionato provvedimento del 10 ottobre 2013, n. 444) volti ad agevolare l’assolvimento degli obblighi comunicativi diretti all’Autorità, utilizzabili dagli operatori economici cui facciano capo le localizzazioni in Paesi terzi dell’attività di call center (inbound e outbound):

  1. un primo modello potrà essere utilizzato, ai sensi dell’art. 24-bis, comma 2, lett. c), da parte degli operatori economici che intendono localizzare l’attività di call center in Paesi terzi in tempi successivi all’entrata in vigore della nuova disciplina.

A tal proposito va rammentato che in caso di omessa o tardiva comunicazione dei dati richiesti dalla legge si applica la sanzione amministrativa pecuniaria pari a 150.000 euro per ciascuna comunicazione omessa o tardiva (art. 24-bis, comma 7, d.l. n. 83/2012).

  1. un secondo modello potrà invece essere utilizzato, ai sensi dell’art. 24-bis, comma 3, per gli operatori che abbiano localizzato  l’attività di call center in Paesi terzi anteriormente all’entrata in vigore della nuova disciplina.

A tal proposito va rammentato che in caso di omessa o tardiva comunicazione dei dati richiesti dalla legge si applica la sanzione amministrativa pecuniaria pari a 10.000 euro per ciascun giorno di ritardo (art. 24-bis, comma 3, d.l. n. 83/2012).

La Commissione europea lancia lo scudo UE-USA per la privacy: più tutele per i flussi transatlantici di dati

eu-us-privacy-shieldBruxelles, 12 luglio 2016

Oggi la Commissione europea ha adottato lo scudo UE-USA per la privacy.

Il nuovo regime tutela i diritti fondamentali di qualsiasi persona nell’UE i cui dati personali siano trasferiti verso gli Stati Uniti e apporta chiarezza giuridica alle imprese che operano con trasferimenti transatlantici di dati.

Lo scudo UE-USA per la privacy si fonda sui principi esposti qui di seguito.

  • Obblighi rigorosi per le imprese che operano sui dati: nel nuovo regime il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti sottoporrà le imprese aderenti allo scudo a verifiche e aggiornamenti periodici per accertare che rispettino nella pratica le regole che hanno volontariamente accettato. In caso contrario, l’impresa si espone a sanzioni e al depennamento dall’elenco degli aderenti. L’inasprimento delle condizioni applicabili all’ulteriore trasferimento garantirà lo stesso livello di protezione anche quando l’impresa aderente allo scudo trasferisce i dati a terzi.
  • Garanzie chiare e obblighi di trasparenza applicabili all’accesso da parte del governo degli Stati Uniti: gli Stati Uniti hanno assicurato ufficialmente all’UE che l’accesso delle autorità pubbliche ai dati per scopi di applicazione della legge e di sicurezza nazionale è soggetto a limitazioni, garanzie e meccanismi di vigilanza precisi. La novità è che qualsiasi persona nell’UE disporrà di meccanismi di ricorso in questo settore. Gli Stati Uniti hanno escluso attività indiscriminate di sorveglianza di massa sui dati personali trasferiti negli Stati Uniti nell’ambito dello scudo. Secondo le precisazioni fornite dall’Ufficio del Direttore dell’intelligence nazionale, la raccolta di dati in blocco sarà eventualmente ammissibile solo in presenza di determinati presupposti, e comunque si tratterà obbligatoriamente di una raccolta quanto più mirata e concentrata possibile. L’Ufficio ha illustrato nei particolari le garanzie vigenti riguardo all’uso dei dati in tali circostanze eccezionali. Il Segretario di Stato degli USA ha istituito all’interno del Dipartimento di Stato una via di ricorso aperta agli europei per gli aspetti legati all’intelligence nazionale: il meccanismo di mediazione.
  • Tutela effettiva dei diritti individuali: chiunque ritenga che, nell’ambito dello scudo, sia stato compiuto un abuso sui dati che lo riguardano ha a disposizione vari meccanismi di composizione delle controversie di agevole accesso e dal costo contenuto. Idealmente sarà l’impresa stessa a risolvere il caso di reclamo oppure saranno offerte gratuitamente soluzioni basate su un organo alternativo di composizione delle controversie (ADR). Le persone si potranno anche rivolgere alle rispettive autorità nazionali di protezione dei dati, che collaboreranno con la Commissione federale del Commercio per assicurare che i casi di reclamo sottoposti da cittadini dell’UE siano esaminati e risolti. Esperiti tutti gli altri mezzi a disposizione, come extrema ratio il caso irrisolto potrà essere sottoposto a arbitrato. Per i casi che implicano la sicurezza nazionale, i cittadini dell’UE dispongono di una possibilità di ricorso nella figura del mediatore, che è indipendente dai servizi d’intelligence degli Stati Uniti.
  • Analisi annuale comune: il meccanismo consentirà di monitorare il funzionamento dello scudo, compresi gli impegni e le garanzie relative all’accesso ai dati a fini di contrasto della criminalità e finalità di sicurezza nazionale. La Commissione europea e il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti effettueranno l’analisi, alla quale assoceranno esperti dell’intelligence nazionale statunitense e le autorità europee di protezione dei dati. La Commissione attingerà a tutte le altre fonti di informazioni disponibili e presenterà una relazione pubblica al Parlamento europeo e al Consiglio.

Dopo aver presentato il progetto di scudo a febbraio, la Commissione vi ha inserito varie precisazioni e ulteriori miglioramenti basandosi sui pareri espressi delle autorità europee di protezione dei dati (Gruppo dell’articolo 29) e dal garante europeo della protezione dei dati e sulla risoluzione del Parlamento europeo. In particolare, la Commissione europea e gli Stati Uniti hanno concordato ulteriori precisazioni sulla raccolta di dati in blocco, il rafforzamento del meccanismo di mediazione e una maggiore esplicitazione degli obblighi delle imprese quanto ai limiti applicabili alla conservazione e all’ulteriore trasferimento.

Prossime tappe:

  • la “decisione di adeguatezza” sarà notificata oggi agli Stati membri, entrando così in vigore immediatamente.
  • Gli Stati Uniti pubblicheranno lo scudo per la privacy nel Registro federale, che è l’equivalente della nostra Gazzetta ufficiale. Il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti darà avvio allo scudo.
  • Una volta studiato il regime e aggiornate pratiche e politiche per conformarvisi, le imprese potranno certificarsi come aderenti presso il Dipartimento del Commercio a partire dal 1o agosto.
  • La Commissione pubblicherà nel frattempo una breve guida per informare i cittadini dei mezzi di ricorso di cui dispone la persona che ritiene che i suoi dati personali siano stati usati senza tener conto delle norme sulla protezione dei dati.

 

Per ulteriori informazioni

 

 

25 maggio 2018: save the date

image_galleryPubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Ue il nuovo Pacchetto protezione dati

Sono stati pubblicati oggi, mercoledì 4 maggio 2016, sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (GUUE) i testi del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali e della Direttiva che regola i trattamenti di dati personali nei settori di prevenzione, contrasto e repressione dei crimini.

Si tratta del passaggio finale per l’entrata in vigore del nuovo “Pacchetto protezione dati”, l’insieme normativo che definisce un quadro comune in materia di tutela dei dati personali per tutti gli Stati membri dell’UE.

Il Regolamento sarà vigente 20 giorni dopo la pubblicazione in GUUE, per diventare definitivamente applicabile in via diretta in tutti i Paesi UE a partire dal 25 maggio 2018, quando dovrà essere garantito il perfetto allineamento fra la normativa nazionale e le disposizioni del Regolamento.

La Direttiva, invece, sarà vigente da domani, 5 maggio, e da qual momento impegnerà gli Stati membri a recepire le sue disposizioni nel diritto nazionale entro 2 anni.

Data Protection, cosa cambia con il Regolamento Europeo

how-comply-gdprFonte: PuntoInformatico

Di Avv. V. Frediani

La direttiva del 1995 non è più sufficiente a garantire diritti e stabilire doveri, in un presente in cui i dati personali sono sempre più preziosi ed ambiti

Via alle nuove regole sulla protezione dei dati: con il voto  del Parlamento Europeo dello scorso giovedì si inaugura una nuova era per la privacy, tagliando un ambizioso traguardo dopo quattro anni di lavoro tra gli Stati membri e tracciando un importante punto di partenza per un nuovo concetto di governance dei dati, dove la trasparenza e la tutela delle informazioni rappresentano i perni centrali.
Una manovra economica, oltre che una svolta legislativa, tesa a porre fine all’obsoleto mosaico di norme nazionali, incapaci di creare un comune fronte d’azione e un quadro di riferimento omogeneo.

Del resto era chiaro come il trattamento dei dati fosse diventato un tema troppo caldo per essere gestito dall’attuale Direttiva privacy, datata 1995, quando Internet era solo agli esordi. Le continue pressioni dei colossi industriali per ottenere informazioni sui consumatori e le esigenze di sicurezza di raccogliere quanti più dati possibili su eventuali sospetti di reati transnazionali o di terrorismo, scandite da accesi dibattiti e feroci battaglie politiche tra industria e Autorità Garanti, hanno reso più che mai necessario nel tempo un regolamento generale a misura di Società “digitale”, dove tutto viaggia su smartphone, social media e trasferimenti di dati da un capo del mondo all’altro.

Ma cosa comprende nello specifico il pacchetto di protezione dati?

  • Diritto all’oblio,
  • condizioni per un “consenso chiaro” per il trattamento dei dati privati dell’interessato,
  • diritto di trasmettere i propri dati a un altro titolare del trattamento oltre che
  • trasparenza in materia di data breach ovvero il diritto di essere informati di eventuali violazioni dei propri dati personali.

Un tema di particolare interesse, quest’ultimo, che dovrà costituire argomento di adeguata analisi da parte delle aziende, le quali dovranno essere in grado di monitorare gli eventi relativi alla violazione dei dati e notificare all’Autorità competente, entro 72 ore decorrenti dalla conoscibilità dell’evento, i dettagli del medesimo. Con il possibile obbligo a notificare anche agli interessati eventuali violazioni subite.

Si tratta di un aspetto sintomatico del principio di trasparenza nel trattamento dei dati che questo Regolamento evidenzia in vari punti. Molti diritti, quindi, per gli interessati, che per le aziende si traducono in obblighi ed evidentemente in costi. Ma non solo.

Con riferimento alle figure del titolare e responsabile, viene specificato che “tenuto conto della natura, del campo di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento nonché dei rischi di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il controller/processor del trattamento mette in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento dei dati è conforme al regolamento. Tali misure sono riesaminate ed aggiornate qualora necessario. Esse includono politiche adeguate in materia di protezione dei dati”. Quindi ampia discrezionalità circa la tipologia, ma, al tempo stesso, con l’onere di dimostrare il processo logico che ha portato ad adottarle, con tanto di politiche annesse.

Saranno obbligatori i cosiddetti privacy impact assessment (PIA) ovverosia una procedura interna che sintetizza in un documento i rischi sussistenti e le modalità per contenerli, sia dal punto di vista tecnico che di acquisizione dei dati in caso di conservazione o cancellazione. Sarà importante non solo la creazione del primo PIA, ma anche le successive modifiche che il trattamento potrà subire e che coinvolgeranno anche l’aspetto documentale.

Sul fronte della sicurezza occorre citare diversi concetti ricorrenti nel testo del Regolamento:

  • la puntualizzazione di cosa si intenda per pseudonimizzazione,
  • nonché cosa si intenda per minimizzazione (tecniche da applicarsi ai dati) piuttosto che
  • il rimarcato concetto di data retention, ancora non abbastanza conosciuto dalle aziende italiane, ovvero l’obbligo di dotarsi di un piano di conservazione temporale dei dati con la possibilità di pianificare la cancellazione per trattamenti o database.

Sul fronte dei rapporti cliente-fornitore cambiano vari aspetti.

Innanzitutto si evidenzia nel Regolamento la necessità che in caso di sviluppo prodotto o servizi, siano ben chiare le responsabilità relative alla gestione dei dati piuttosto che alle soluzioni di privacy by design e by default.
Come ci indica il legislatore europeo, tenendo conto “della tecnologia disponibile, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche della probabilità e della gravità del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche costituite dal trattamento, i Controllers del trattamento, sin dal momento della progettazione degli strumenti che trattano dati personali, nonché durante il trattamento stesso, mettono in atto misure organizzative e tecniche appropriate, come la pseudonimizzazione dei dati, che mirano ad attuare i principi di protezione dei dati, come la minimizzazione, in modo che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento e tuteli i diritti degli interessati”.

Secondariamente il ruolo del Fornitore dovrà essere proattivo in caso di implementazioni che impattino lato privacy piuttosto che partecipativo in caso di PIA. Il tutto ovviamente dovrà essere gestito attraverso una contrattualistica preventiva, a livello almeno di data processing agreement.

Ricordiamo infine il concetto di accountability richiamato dal legislatore rispetto all’attuazione del Regolamento nelle aziende: sarà onere del controller dimostrare di aver correttamente rispettato quanto sancito dal Regolamento anche attraverso un vero e proprio modello organizzativo integrato rispetto ai vari processi aziendali affinché la privacy divenga materia propedeutica alle attività.

L’allineamento delle imprese rispetto al nuovo assetto che, ricordiamo, entrerà in vigore dopo la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale dell’UE e prevede due anni per l’adeguamento prima che le disposizioni siano applicabili in tutti gli Stati Membri, comporterà necessariamente una metamorfosi nel modus operandi, o perlomeno nella mentalità degli addetti ai lavori rispetto alla governance delle informazioni.

La svolta legislativa non deve di fatto rappresentare solo una disposizione alla quale conformarsi, ma deve essere colta come un’opportunità, una occasione di ripensamento dei processi interni nell’ottica di una razionalizzazione dei flussi informativi dell’azienda: interni, rispetto ai dipendenti, ed esterni rispetto ai fornitori.

Una presa di coscienza fondamentale, soprattutto a fronte degli aspetti sanzionatori previsti in caso di violazione delle disposizioni:

  • fino a 20 milioni di euro o, per le imprese,
  • fino al 4 per cento del fatturato mondiale totale annuo.

Privacy Officer: la nuova scheda informativa del Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha predisposto una versione aggiornata della scheda informativa sulla figura del Responsabile della protezione dei dati personali (Data Protection Officer) sulla base della proposta di Regolamento COM(2012)11 concernente la “tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione di tali dati” , come modificata a seguito dell’accordo politico fra i co-legislatori europei (Parlamento europeo e Consiglio Ue).

 

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